Minuta de la Reunión del Comité Organizador 09/01/09

Fecha: 01/09/09
Hora: 6.30pm
Asistentes: Leonardo Caballero, Francisco Palm, Rodrigo Rodríguez, Ana Rangel, Milton MAzzarri, Mariángela Petrizzo, Nerissa Aguilera, Gerardo Curiel.

Puntos tratados:

1) Patrocinantes, invitados y comisiones: Disposición de espacio en OpenPlans para planificación de contacto y seguimiento de patrocinantes, invitados y seguimiento de comisiones.

2) Información sobre estatus de las gestiones en el Tulio Febres. Se confirmó la disposición de las fechas para la realización del evento (4-8 de MAyo del 2009), y elaboración y entrega de las respectivas cartas de solicitud de disposición de espacios y exoneración. En las cartas de exposición de motivos se ofreció el apoyo de SOLVE en la instalación de algún software para la realización de sus actividades de gestión de espacios, y también se ofreció incluir en la programación artística del evento la participación de alguna(s) agrupacion(es) apoyadas por FUNDECEM (fundación encargada de la gestión del Centro Cultural). El centro cultural debe confirmar la exoneración (o no) el día martes 13 de enero. Se informó que es petición del Centro Cultural contar con su empresa de protocolo para cubrir este servicio a lo largo de los eventos organizados en sus instalaciones.

3) Información sobre estatus de gestiones con las agrupaciones musicales que podrían participa en la inauguración del evento el día 4 de mayo. Se ha contactado a Alejandro Delgado (confirmó disposición se espera presupuesto), Dame Pa Matala (confirmó disposición se espera presupuesto) y el grupo IVEN (esperamos confirmación de disposición)

4) Se consultó acerca de lo que se dispondría con respecto al pago de traslado y alojamiento para los invitados y con respecto al catering del evento. Al respecto se acordó disponer de algunos cupos de alojamiento y buscar que, en la mayoría de los casos, los traslados sean cubiertos por organizaciones que respalden a los invitados o alguna empresa patrocinante. Se valoró de la posibilidad de que, para los invitados internacionales, se cubra alguno de los gastos: alojamiento o traslado. Con respecto al catering está en revisión, con el compromiso de reducir los costos en este sentido o buscar alternativas.

5) Se recibió, vía e-mail, la propuesta de colaboración de Mundo Accesible con respecto a la elaboración de material pop y promocional del evento. Al respecto la propuesta será divulgada en la lista del Comité Organizador y enriquecida.

6) Finalmente se decidió abrir la convocatoria a ponencias, talleres y participación de comunidades, grupos de usuarios, cooperativas y desarrolladores en el VI Foro a través de la convocatoria que, a tal fin, se hará en los próximos días.

Nuevamente, se espera contar con vuestra participación activa, a través del recién creado grupo en Facebook (http://www.facebook.com/group.php?gid=43364924591) o a través de la dirección "Sugerencias VIForo" <sugerenciasviforo@gmail.com>.